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Criar um plano de ação é muitas vezes a última coisa na mente de todos quando se trata de brainstorming de idéias.
Entretanto, é uma das coisas mais importantes que você precisa fazer. Um plano de ação ajuda você a seguir adiante com suas idéias e levá-las da ideação à implementação.
Ele também lhe dá uma visão detalhada do que precisa ser feito, por quem, e quando. É um documento que delineia os passos necessários para atingir algum objetivo. Um plano de ação deve mostrar claramente o que precisa ser feito e por quem, a fim de que a visão da equipe se torne realidade.
Por que um plano de ação é importante?
Um plano de ação o ajudará a monitorar seu progresso, a superar obstáculos e a manter todos responsáveis. É algo que você pode olhar para trás e ver exatamente até onde você chegou, o que você conseguiu e o que ainda precisa ser feito. Além disso, ele o ajudará a determinar se sua reunião foi bem sucedida, medindo o quanto foi realmente alcançado. Além disso, um plano de ação é uma grande ferramenta de comunicação.
Ele dá a todos uma imagem clara do que devem estar fazendo, quando precisam completar suas tarefas, etc. É também uma fonte de motivação. Saber que você tem um caminho claro pela frente e uma visão detalhada do que precisa ser feito o ajudará a manter-se motivado e concentrado. Você será capaz de ver como os esforços de sua equipe estão progredindo e o que precisa ser feito em seguida.
Criar uma agenda de reuniões
A melhor maneira de começar a criar um plano de ação é criar uma agenda para sua reunião. Comece com o objetivo principal de sua reunião. Em seguida, identifique os subjogadores e os divida ainda mais. O que você espera alcançar como uma equipe? Qual é o resultado final que você deseja obter desta reunião?
Você também pode usar a análise SWOT para guiá-lo. Quais são as sub-metas e tópicos que precisam ser discutidos? Uma vez que você tenha uma ideia clara do que deseja alcançar e do que precisa ser discutido, você pode começar a criar uma agenda para sua reunião.
Entregar resultados mensuráveis
Ao decidir o que precisa ser medido, é preciso seguir a regra de “o que se mede é feito”. Isto significa que os itens que você escolher medir e rastrear serão os que serão implantados e seguidos pela equipe.
Qual é o principal objetivo de sua reunião? O que você quer alcançar como equipe? Escolha tópicos que sejam relevantes para a visão de sua equipe.
Decidir o que precisa ser medido
Ao decidir o que precisa ser medido, identifique os tópicos que mais afetam sua equipe e seus objetivos. Por exemplo, se você for uma equipe de vendas, talvez queira medir o número de ligações feitas por dia, o número de reuniões programadas e o número de reuniões concluídas.
Da mesma forma, se você trabalha no departamento de RH, talvez queira medir o número de funcionários que participaram da sessão de treinamento que você organizou na semana passada.
Escreva os passos necessários para atingir seu objetivo
Após ter identificado o que você quer alcançar e o que precisa ser medido, comece a escrever as etapas que precisam ser feitas para atingir seu objetivo.
Como é a implementação de sua ideia? De que recursos você precisará? Quando você precisará começar? Identifique as pessoas responsáveis por cada etapa. O que precisa ser feito por quem? Como você vai acompanhar tudo?
Identificar as pessoas responsáveis por cada etapa
O próximo passo é identificar as pessoas responsáveis por cada uma das etapas listadas. Isto é extremamente importante. O que isso significa é que quem estiver listado sob uma determinada etapa também deve ser responsável por garantir que ela seja feita.
A pessoa que você listar sob o passo “realizar uma reunião com Cynthia” também deve ser responsável por garantir que Cynthia seja convidada para a reunião. Se você listar alguém responsável por algo, mas ele não faz nada ou não segue em frente, ele está essencialmente perdendo seu tempo. O que isto faz é diminuir a motivação do resto dos membros da equipe. Eles vêem que nada está sendo feito e que seu tempo está sendo desperdiçado.
Conclusão
Buscar auxílio de profissionais especializados é fundamental para que tenha êxito em toda a elaboração do seu plano de ação.
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