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Como controlar a folha de pagamento da sua empresa? Descubra agora!
Saiba a importância de ter um controle sobre a folha de pagamento e como realizar da forma correta.
Se você tem uma empresa com funcionários contratados em regime CLT, não é novidade que uma das obrigações administrativas é a realização da folha de pagamento.
Manter a organização e a manutenção do controle da folha de pagamento é uma das responsabilidades do RH (Recursos Humanos), além de ser uma obrigação legal.
Nos últimos tempos, houve o surgimento do eSocial, uma plataforma que facilita e agiliza os processos de gerenciamento das questões trabalhistas da empresa.
Por meio dele, é possível elaborar o controle da gestão trabalhista da empresa, e deixar em dia o pagamento dos colaboradores.
Entenda melhor sobre essa função e qual sua importância no meio empresarial para a sua empresa estar sempre conforme as autoridades. Confira!
Controle da folha de pagamento: o que é?
Como o próprio nome já diz, é uma maneira de gerenciar os pagamentos dos funcionários de uma empresa.
A folha de pagamento conta com os valores pagos devidamente aos colaboradores contratados e terceirizados.
O sistema também deve conter os dados sobre os tributos contribuídos para a Receita Federal.
A execução da folha de pagamento é realizada todos os meses, e pode variar de acordo com o sistema de cada empresa, pois, em alguns casos, a empresa pode efetuar o pagamento quinzenalmente.
Além da ferramenta ser uma forma de manter a organização da empresa, a folha de pagamento, como já dito anteriormente, é uma obrigação imposta por lei, e refere-se ao art. 225 do Decreto nº 3.048/99.
Desse modo, se a empresa não tem um controle sobre a administração das questões trabalhistas, é essencial que comece a procurar as mudanças necessárias para não acarretar problemas futuros.
Mas, afinal, como ter um controle da folha de pagamento?
Pensar em criar um controle da folha de pagamento do início pode trazer dúvidas, porém, ao se deparar com dicas e meios para facilitar esse controle, o processo se descomplica.
É importante ter em mente que o gestor irá se deparar com alguns obstáculos, como a apuração cuidadosa de dados necessários para iniciar o procedimento.
Caso seja o primeiro contato de um gestor com a folha de pagamento, esse ato poderá ser um pouco mais complexo, visto que os registros não estarão todos contabilizados.
De outro modo, um meio que pode auxiliar nesse processo é a formação de planilhas e o uso de softwares especializados.
Com eles, será possível organizar as informações de cada funcionário, tendo em vista os valores a serem pagos, bem como os tributos e encargos trabalhistas que devem estar presentes.
Criar um relatório com os dados necessários para realizar a folha de pagamento fará com que tenha sempre em mãos as informações necessárias caso necessite comprovar ou consultar alguma referência.
Podemos ressaltar que o controle dessa ferramenta faz parte do planejamento estratégico de sua empresa, dessa forma, eles devem estar sempre em conformidade.
Saiba mais informações relevantes sobre o impacto do controle da folha de pagamento em sua empresa, acessando os artigos abaixo:
- Veja como a terceirização de folha de pagamento pode trazer vantagens;
- Como evitar reclamações trabalhistas em sua empresa.
Dicas para realizar um controle de pagamentos de sucesso
É importante lembrar que a gestão da folha de pagamento não é apenas sobre os cálculos mensais dos salários de seus funcionários, mas também sobre a contribuição previdenciária, pró-labore, FGTS, férias, décimo terceiro salário, entre outras questões.
Sendo assim, se preocupar com a organização dessas informações é essencial para evitar possíveis erros no momento de elaboração.
Pensando nisso, separamos algumas dicas que irão auxiliar no gerenciamento e mostrarão práticas efetivas para ter maior segurança e controle dos dados de seus colaboradores, e consequentemente, de sua empresa. Veja!
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Controle da jornada de trabalho
Não ter um controle da jornada de trabalho pode ocasionar problemas com os funcionários, uma vez que os registros sobre a entrada e saída de cada um não estão bem estruturados.
Esse registro é um tipo de documentação que comprovará se houve atrasos ou não cumprimento da jornada.
Além disso, ter um controle manual, como um caderno de ponto, pode ocasionar perda das informações ou até mesmo rasura, o que irá dificultar o acesso a informações caso precise comprovar as horas trabalhadas em algum momento.
Contudo, com o avanço da tecnologia, contamos com diversos programas que podem facilitar o registro da jornada sem que haja problemas.
Há, atualmente, a possibilidade de utilizar um cartão magnético ou biometria para contabilizar as horas trabalhadas de um funcionário.
Os dois meios dão opção de imprimir um comprovante para o colaborador, e isso pode ser uma forma útil de evitar problemas trabalhistas.
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Plano de cargos e salários
Para agilizar ações de cargos e salários, criar um plano para eles é uma estratégia eficiente, contando que ter uma política com promoções, admissões de funcionários e de reajustes salariais evitará questionamentos de gestor e colaborador.
Sendo assim, a forma como será planejado os cargos e salários deve estar em sintonia com a política de padronização para que o responsável não precise realizar o trabalho novamente, esquivando-se de mudanças.
Dica extra: tenha o suporte especializado da Contábil Dias!
Realizar o controle da folha de pagamento de forma eficaz trará grandes benefícios a sua empresa, pois, através dele, os gestores não terão problemas judiciais que podem causar maiores prejuízos.
Nesse sentido, ter auxílio profissional pode ser um meio eficiente da empresa adquirir um bom controle da folha de pagamento.
E, pensando nisso, nós, da Contábil Dias, queremos impulsionar sua gestão, visando melhorar a administração e tirar de sua responsabilidade as questões trabalhistas, como a folha de pagamento.
Entre em contato com a nossa equipe, e veja como é possível agilizar os processos trabalhistas de forma simples!
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